Ce que tu vas apprendre
Comment créer et envoyer des factures à tes clients
Comment facturer des clients existants ou de nouveaux clients
Comment ajouter plusieurs lignes, définir des échéances et ajouter des mémos
Comment suivre le statut des factures et gérer les paiements échoués ou en retard
Quand utiliser les factures
Les factures sont parfaites pour les paiements ponctuels. Utilise-les quand tu dois facturer un client pour :
Une évaluation initiale ou une consultation
Un pack d'entraînement ou un programme personnalisé
Du matériel, des compléments ou d'autres extras
Tout service qui n'est pas un abonnement récurrent
Chaque facture est envoyée par e-mail au client. Il reçoit un lien vers une page de paiement sécurisée hébergée par Stripe où il peut payer par carte.
Créer une facture
Depuis la page Transactions
Va dans Gymkee Pay > Transactions
Clique sur le bouton Créer un paiement (en haut à droite)
Sélectionne Facture dans le menu déroulant
Cela ouvre le formulaire de création de facture.
Depuis la page de création de facture
Tu peux aussi aller directement dans Gymkee Pay > Factures et créer depuis là.
Remplir le formulaire de facture
Étape 1 : Choisir le client
Tu as deux options :
Sélectionner un client existant
Utilise le menu déroulant pour chercher un client par nom ou e-mail
Quand tu sélectionnes un client, son e-mail est automatiquement renseigné
Saisir les informations manuellement
Clique sur Saisie manuelle pour passer en mode manuel
Tape l'adresse e-mail du client (obligatoire)
Ajoute éventuellement son nom
C'est utile pour facturer quelqu'un qui n'est pas encore client sur Gymkee.
Étape 2 : Ajouter les lignes de facturation
Chaque facture a besoin d'au moins une ligne.
Description : Ce que tu factures (par exemple, « Programme d'entraînement 3 mois »)
Montant : Le prix de cet élément (dans ta devise)
Clique sur Ajouter un élément pour ajouter d'autres lignes. Chaque ligne a sa propre description et son montant.
Pour supprimer une ligne, clique sur l'icône de corbeille à côté (disponible uniquement quand tu as plus d'une ligne).
Le total se met à jour automatiquement quand tu ajoutes ou modifies des lignes.
Étape 3 : Définir la date d'échéance
Choisis le nombre de jours dont dispose le client pour payer :
Par défaut : 30 jours
Tu peux définir n'importe quelle valeur entre 1 et 365 jours
Étape 4 : Ajouter un mémo (optionnel)
Ajoute une note personnelle à la facture. Elle apparaît sur la facture que le client reçoit. Utilise-la pour :
Des instructions de paiement
Un message de remerciement
Des détails sur le service
Étape 5 : Envoyer la facture
Clique sur Envoyer la facture pour la créer et l'envoyer immédiatement. Le client reçoit un e-mail avec un lien pour payer.
Après l'envoi, tu es redirigé vers la page de détail de la facture où tu peux suivre son statut.
Statuts des factures
Statut | Signification |
Ouverte | La facture a été envoyée, en attente de paiement |
Payée | Le client a payé la facture |
En retard | La date d'échéance est dépassée sans paiement |
Annulée | La facture a été manuellement annulée |
Brouillon | La facture existe mais n'a pas encore été envoyée |
Non recouvrable | Le paiement a échoué et ne peut pas être collecté |
Suivre tes factures
Depuis la liste des factures
Va dans Gymkee Pay > Factures pour voir toutes tes factures avec leur statut actuel.
Depuis la page Transactions
Va dans Gymkee Pay > Transactions pour voir tous les paiements, y compris les paiements de factures. Tu peux filtrer par statut :
Tout : Tout afficher
Réussis : Les paiements qui sont passés
Échoués : Les paiements qui n'ont pas fonctionné
Incomplets : Les paiements en attente d'action
Remboursés : Les paiements qui ont été remboursés
Aperçu des statistiques
En haut de la page Transactions, tu verras :
Revenu net : Revenu total moins les remboursements
Réussis : Nombre de paiements réussis
Échoués : Nombre de paiements échoués
Taux d'échec : Pourcentage de paiements échoués
Ce qui se passe quand un client paie
Quand un client clique sur le lien de paiement dans son e-mail de facture :
Il voit une page de paiement Stripe avec ton branding
Il saisit les détails de sa carte
Le paiement est traité instantanément
Le statut de la facture passe à « Payée »
Toi et le client recevez une confirmation
Si tu as configuré des règles d'accès, l'accès du client au contenu Gymkee est automatiquement mis à jour en fonction de son statut de paiement.
Gérer les factures en retard
Quand une facture dépasse sa date d'échéance :
Le statut passe à En retard
Si tu as configuré des règles pour les factures en retard (Gymkee Pay > Paramètres > Règles d'accès > Facture en retard), l'accès du client peut être automatiquement restreint après un nombre de jours défini
La facture apparaît dans la section Actions requises de ton tableau de bord
Pour relancer :
Envoie un rappel au client (Gymkee n'envoie pas de rappels automatiques pour les factures ponctuelles)
Tu peux annuler la facture et en créer une nouvelle si nécessaire
Facturer de nouveaux clients (pas sur Gymkee)
Tu peux envoyer des factures à des personnes qui ne sont pas encore clientes sur Gymkee. Lors de la création d'une facture :
Clique sur Saisie manuelle dans la section client
Saisis leur e-mail et leur nom
Envoie la facture
La personne reçoit la facture par e-mail et peut payer sans avoir de compte Gymkee.
Si tu veux aussi l'inviter sur Gymkee, tu peux le faire séparément depuis ta page Clients.
Conseils
Utilise des noms de lignes clairs et descriptifs. « Programme transformation 3 mois (jan-mars 2026) » est bien mieux que « Entraînement ».
Définis des échéances qui ont du sens pour tes clients. Pour les gros montants, envisage 14-30 jours. Pour les petits montants, 7 jours permet de garder le rythme.
Consulte ta page Transactions régulièrement pour repérer les paiements échoués ou incomplets. Agir vite sur ceux-ci évite les pertes de revenus.
Garde tes mémos professionnels mais personnels. Un simple « Merci pour ta confiance ! Hâte de travailler ensemble. » fait la différence.
Erreurs fréquentes
Envoyer une facture sans vérifier l'adresse e-mail. Vérifie bien l'e-mail avant de cliquer sur Envoyer. Le client ne recevra pas la facture si l'e-mail est incorrect, et tu n'auras pas de message d'erreur.
Définir une échéance trop courte. Donner 1 jour pour payer peut sembler insistant. Utilise au moins 7 jours pour une bonne expérience client.
Ne pas vérifier le total avant d'envoyer. Les montants sont saisis par ligne. Vérifie que le total en bas correspond à ce que tu veux facturer.
Oublier d'ajouter des descriptions aux lignes. Une facture avec « Service » et un nombre n'est pas utile. Sois précis pour que les clients sachent exactement ce qu'ils paient.
Dépannage
Problème : Le client dit qu'il n'a pas reçu la facture
Pourquoi : L'e-mail a peut-être atterri dans les spams, ou l'adresse e-mail est incorrecte.
Comment résoudre : Demande au client de vérifier son dossier spam. Vérifie l'adresse e-mail sur la facture. Si nécessaire, annule la facture et crées-en une nouvelle avec le bon e-mail.
Problème : Le paiement de la facture a échoué
Pourquoi : La carte du client a été refusée (fonds insuffisants, carte expirée, ou restriction bancaire).
Comment résoudre : Le client peut réessayer avec une autre carte en cliquant sur le lien de paiement dans son e-mail. Tu peux aussi renvoyer la facture ou en créer une nouvelle.
Problème : Impossible de créer une facture
Pourquoi : Ton compte Stripe n'est peut-être pas entièrement vérifié, ou les paiements ne sont pas encore activés.
Comment résoudre : Va dans Gymkee Pay > Paramètres > Général et vérifie ton statut de vérification. Termine toutes les exigences en attente.
FAQ
Q : Puis-je modifier une facture après l'avoir envoyée ? Non. Une fois envoyée, une facture ne peut pas être modifiée. Tu peux l'annuler et en créer une nouvelle avec les bons détails.
Q : Le client a-t-il besoin d'un compte Gymkee pour payer ? Non. Le paiement de la facture se fait via une page Stripe. N'importe qui avec le lien de paiement peut payer.
Q : Puis-je appliquer une réduction à une facture ? Oui. Tu peux appliquer un code de réduction lors de la création de la facture.
Q : Quelle devise est utilisée pour la facture ? Les factures utilisent ta devise par défaut (définie lors de la configuration Stripe). Elle est basée sur ton pays.
Q : Puis-je envoyer des factures à plusieurs clients en même temps ? Actuellement, les factures sont créées une par une. Chaque facture est pour un seul client.
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