Lo que aprenderás
Cómo crear y enviar facturas a tus clientes
Cómo facturar a clientes existentes o a nuevos clientes
Cómo agregar varias líneas, definir fechas de vencimiento y agregar notas
Cómo seguir el estado de las facturas y gestionar pagos fallidos o vencidos
Cuándo usar facturas
Las facturas son perfectas para cobros puntuales. Úsalas cuando necesites facturar a un cliente por:
Una evaluación inicial o consulta
Un paquete de entrenamiento o programa personalizado
Equipamiento, suplementos u otros extras
Cualquier servicio que no sea una suscripción recurrente
Cada factura se envía por correo electrónico al cliente. Recibe un enlace a una página de pago segura alojada por Stripe donde puede pagar con tarjeta.
Crear una factura
Desde la página de Transacciones
Ve a Gymkee Pay > Transacciones
Haz clic en el botón Crear pago (arriba a la derecha)
Selecciona Factura en el menú desplegable
Esto abre el formulario de creación de factura.
Desde la página de creación de facturas
También puedes ir directamente a Gymkee Pay > Facturas y crear desde ahí.
Rellenar el formulario de factura
Paso 1: Elegir el cliente
Tienes dos opciones:
Seleccionar un cliente existente
Usa el menú desplegable para buscar un cliente por nombre o correo
Cuando seleccionas un cliente, su correo se rellena automáticamente
Introducir los datos manualmente
Haz clic en Introducción manual para cambiar al modo manual
Escribe la dirección de correo del cliente (obligatorio)
Opcionalmente agrega su nombre
Esto es útil para facturar a alguien que aún no es cliente en Gymkee.
Paso 2: Agregar líneas de facturación
Cada factura necesita al menos una línea.
Descripción : Qué estás facturando (por ejemplo, "Programa de entrenamiento 3 meses")
Monto : El precio de este elemento (en tu moneda)
Haz clic en Agregar elemento para agregar más líneas. Cada línea tiene su propia descripción y monto.
Para eliminar una línea, haz clic en el icono de papelera junto a ella (solo disponible cuando tienes más de una línea).
El total se actualiza automáticamente cuando agregas o modificas líneas.
Paso 3: Definir la fecha de vencimiento
Elige cuántos días tiene el cliente para pagar:
Por defecto: 30 días
Puedes definir cualquier valor entre 1 y 365 días
Paso 4: Agregar una nota (opcional)
Agrega una nota personal a la factura. Aparece en la factura que recibe el cliente. Úsala para:
Instrucciones de pago
Un mensaje de agradecimiento
Detalles sobre el servicio
Paso 5: Enviar la factura
Haz clic en Enviar factura para crearla y enviarla inmediatamente. El cliente recibe un correo con un enlace para pagar.
Después del envío, se te redirige a la página de detalle de la factura donde puedes seguir su estado.
Estados de las facturas
Estado | Significado |
Abierta | La factura se ha enviado, pendiente de pago |
Pagada | El cliente ha pagado la factura |
Vencida | La fecha de vencimiento ha pasado sin pago |
Anulada | La factura fue anulada manualmente |
Borrador | La factura existe pero no se ha enviado todavía |
Incobrable | El pago falló y no se puede cobrar |
Seguir tus facturas
Desde la lista de facturas
Ve a Gymkee Pay > Facturas para ver todas tus facturas con su estado actual.
Desde la página de Transacciones
Ve a Gymkee Pay > Transacciones para ver todos los pagos, incluidos los pagos de facturas. Puedes filtrar por estado:
Todo : Mostrar todo
Exitosos : Pagos que se procesaron correctamente
Fallidos : Pagos que no funcionaron
Incompletos : Pagos pendientes de acción
Reembolsados : Pagos que fueron reembolsados
Resumen de estadísticas
En la parte superior de la página de Transacciones, verás:
Ingreso neto : Ingreso total menos reembolsos
Exitosos : Número de pagos exitosos
Fallidos : Número de pagos fallidos
Tasa de fallo : Porcentaje de pagos fallidos
Qué pasa cuando un cliente paga
Cuando un cliente hace clic en el enlace de pago en su correo de factura:
Ve una página de pago de Stripe con tu marca
Introduce los datos de su tarjeta
El pago se procesa al instante
El estado de la factura cambia a "Pagada"
Tú y el cliente recibís una confirmación
Si has configurado reglas de acceso, el acceso del cliente al contenido de Gymkee se actualiza automáticamente según su estado de pago.
Gestionar facturas vencidas
Cuando una factura supera su fecha de vencimiento:
El estado cambia a Vencida
Si has configurado reglas para facturas vencidas (Gymkee Pay > Ajustes > Reglas de acceso > Factura vencida), el acceso del cliente puede restringirse automáticamente después de un número de días definido
La factura aparece en la sección Acciones requeridas de tu panel de control
Para hacer seguimiento:
Envía un recordatorio al cliente (Gymkee no envía recordatorios automáticos para facturas puntuales)
Puedes anular la factura y crear una nueva si es necesario
Facturar a nuevos clientes (que no están en Gymkee)
Puedes enviar facturas a personas que aún no son clientes en Gymkee. Al crear una factura:
Haz clic en Introducción manual en la sección de cliente
Introduce su correo y nombre
Envía la factura
La persona recibe la factura por correo y puede pagar sin tener una cuenta en Gymkee.
Si quieres también invitarla a Gymkee, puedes hacerlo por separado desde tu página de Clientes.
Consejos
Usa nombres de líneas claros y descriptivos. "Programa transformación 3 meses (ene-mar 2026)" es mucho mejor que "Entrenamiento."
Define fechas de vencimiento que tengan sentido para tus clientes. Para montos grandes, considera dar 14-30 días. Para montos pequeños, 7 días mantiene las cosas en movimiento.
Revisa tu página de Transacciones regularmente para detectar pagos fallidos o incompletos. Actuar rápido evita pérdidas de ingresos.
Mantén tus notas profesionales pero personales. Un simple "¡Gracias por tu confianza! Con ganas de trabajar juntos." marca la diferencia.
Errores comunes
Enviar una factura sin verificar la dirección de correo. Verifica bien el correo antes de hacer clic en Enviar. El cliente no recibirá la factura si el correo es incorrecto, y no recibirás un mensaje de error.
Definir una fecha de vencimiento demasiado corta. Dar 1 día para pagar puede parecer insistente. Usa al menos 7 días para una buena experiencia del cliente.
No revisar el total antes de enviar. Los montos se introducen por línea. Asegúrate de que el total de abajo corresponda a lo que quieres cobrar.
Olvidar agregar descripciones a las líneas. Una factura con "Servicio" y un número no es útil. Sé específico para que los clientes sepan exactamente qué están pagando.
Solución de problemas
Problema: El cliente dice que no recibió la factura
Por qué ocurre: El correo pudo haber ido a spam, o la dirección de correo es incorrecta.
Cómo solucionarlo: Pide al cliente que revise su carpeta de spam. Verifica la dirección de correo en la factura. Si es necesario, anula la factura y crea una nueva con el correo correcto.
Problema: El pago de la factura falló
Por qué ocurre: La tarjeta del cliente fue rechazada (fondos insuficientes, tarjeta vencida o restricción bancaria).
Cómo solucionarlo: El cliente puede intentar de nuevo con otra tarjeta haciendo clic en el enlace de pago en su correo. También puedes reenviar la factura o crear una nueva.
Problema: No puedo crear una factura
Por qué ocurre: Tu cuenta de Stripe puede no estar completamente verificada, o los pagos no están habilitados todavía.
Cómo solucionarlo: Ve a Gymkee Pay > Ajustes > General y comprueba tu estado de verificación. Completa cualquier requisito pendiente.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo editar una factura después de enviarla? No. Una vez enviada, una factura no se puede modificar. Puedes anularla y crear una nueva con los datos correctos.
P: ¿El cliente necesita una cuenta en Gymkee para pagar? No. El pago de la factura se hace a través de una página de Stripe. Cualquier persona con el enlace de pago puede pagar.
P: ¿Puedo aplicar un descuento a una factura? Sí. Puedes aplicar un código de descuento al crear la factura.
P: ¿Qué moneda se usa para la factura? Las facturas usan tu moneda por defecto (definida durante la configuración de Stripe). Se basa en tu país.
P: ¿Puedo enviar facturas a varios clientes a la vez? Actualmente, las facturas se crean una por una. Cada factura es para un solo cliente.
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