Was du lernen wirst
Wie du Rechnungen erstellst und an Kunden sendest
Wie du bestehende Kunden oder neue Kunden berechnest
Wie du mehrere Positionen hinzufügst, Fälligkeitsdaten festlegst und Memos hinzufügst
Wie du den Rechnungsstatus verfolgst und mit fehlgeschlagenen oder überfälligen Rechnungen umgehst
Wann Rechnungen sinnvoll sind
Rechnungen eignen sich perfekt für einmalige Beträge. Nutze sie, wenn du einem Kunden etwas berechnen möchtest für:
Ein Erstgespräch oder Assessment
Ein Trainingspaket oder individuelles Programm
Equipment, Nahrungsergänzung oder andere Extras
Jede Dienstleistung, die kein wiederkehrendes Abonnement ist
Jede Rechnung wird per E-Mail an den Kunden gesendet. Er erhält einen Link zu einer sicheren, von Stripe gehosteten Zahlungsseite, auf der er mit Karte bezahlen kann.
Eine Rechnung erstellen
Von der Transaktionsseite
Gehe zu Gymkee Pay > Transaktionen
Klicke oben rechts auf den Button Zahlung erstellen
Wähle Rechnung aus dem Dropdown-Menü
Dies öffnet das Rechnungsformular.
Von der Rechnungsseite
Du kannst auch direkt zu Gymkee Pay > Rechnungen gehen und von dort eine erstellen.
Das Rechnungsformular ausfüllen
Schritt 1: Kunden auswählen
Du hast zwei Optionen:
Bestehenden Kunden auswählen
Nutze das Dropdown-Menü, um einen Kunden nach Name oder E-Mail zu suchen
Wenn du einen Kunden auswählst, wird seine E-Mail automatisch eingetragen
Daten manuell eingeben
Klicke auf Manuell eingeben, um zur manuellen Eingabe zu wechseln
Gib die E-Mail-Adresse des Kunden ein (erforderlich)
Füge optional seinen Namen hinzu
Das ist nützlich, um jemanden abzurechnen, der noch kein Gymkee-Kunde ist.
Schritt 2: Positionen hinzufügen
Jede Rechnung braucht mindestens eine Position.
Beschreibung: Wofür du abrechnest (z. B. „3-Monats-Trainingsprogramm")
Betrag: Der Preis für diese Position (in deiner Währung)
Klicke auf Position hinzufügen, um weitere Positionen hinzuzufügen. Jede Position hat ihre eigene Beschreibung und ihren eigenen Betrag.
Um eine Position zu entfernen, klicke auf das Papierkorb-Symbol daneben (nur verfügbar, wenn du mehr als eine Position hast).
Die Gesamtsumme aktualisiert sich automatisch, wenn du Positionen hinzufügst oder änderst.
Schritt 3: Fälligkeitsdatum festlegen
Wähle, wie viele Tage der Kunde zum Bezahlen hat:
Standard sind 30 Tage
Du kannst jeden Wert zwischen 1 und 365 Tagen festlegen
Schritt 4: Memo hinzufügen (optional)
Füge der Rechnung eine persönliche Notiz hinzu. Diese erscheint auf der Rechnung, die der Kunde erhält. Nutze sie für:
Zahlungshinweise
Eine Dankesnachricht
Details zur Dienstleistung
Schritt 5: Rechnung senden
Klicke auf Rechnung senden, um sie sofort zu erstellen und zu versenden. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Link zum Bezahlen.
Nach dem Versand wirst du zur Rechnungsdetailseite weitergeleitet, auf der du den Status verfolgen kannst.
Rechnungsstatus
Status | Bedeutung |
Offen | Die Rechnung wurde gesendet, Zahlung steht aus |
Bezahlt | Der Kunde hat die Rechnung bezahlt |
Überfällig | Das Fälligkeitsdatum ist ohne Zahlung verstrichen |
Storniert | Die Rechnung wurde manuell storniert |
Entwurf | Die Rechnung existiert, wurde aber noch nicht gesendet |
Uneinbringlich | Die Zahlung ist fehlgeschlagen und kann nicht eingezogen werden |
Rechnungen verfolgen
Von der Rechnungsliste
Gehe zu Gymkee Pay > Rechnungen, um alle deine Rechnungen mit aktuellem Status zu sehen.
Von der Transaktionsseite
Gehe zu Gymkee Pay > Transaktionen, um alle Zahlungen zu sehen, einschließlich Rechnungszahlungen. Du kannst nach Status filtern:
Alle: Alles anzeigen
Erfolgreich: Zahlungen, die durchgegangen sind
Fehlgeschlagen: Zahlungen, die nicht funktioniert haben
Unvollständig: Zahlungen, die auf eine Aktion warten
Erstattet: Zahlungen, die erstattet wurden
Statistikübersicht
Oben auf der Transaktionsseite siehst du:
Nettoumsatz: Gesamtumsatz abzüglich Erstattungen
Erfolgreich: Anzahl erfolgreicher Zahlungen
Fehlgeschlagen: Anzahl fehlgeschlagener Zahlungen
Fehlerquote: Prozentsatz fehlgeschlagener Zahlungen
Was passiert, wenn ein Kunde bezahlt
Wenn ein Kunde auf den Zahlungslink in seiner Rechnungs-E-Mail klickt:
Er sieht eine von Stripe gehostete Checkout-Seite mit deinem Branding
Er gibt seine Kartendaten ein
Die Zahlung wird sofort verarbeitet
Der Rechnungsstatus ändert sich auf „Bezahlt"
Sowohl du als auch der Kunde erhalten eine Bestätigung
Wenn du Zugriffsregeln eingerichtet hast, wird der Zugang des Kunden zu Gymkee-Inhalten automatisch basierend auf seinem Zahlungsstatus aktualisiert.
Umgang mit überfälligen Rechnungen
Wenn eine Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet:
Der Status ändert sich auf Überfällig
Wenn du Regeln für überfällige Rechnungen konfiguriert hast (Gymkee Pay > Einstellungen > Zugriffsregeln > Überfällige Rechnung), kann der Zugang des Kunden nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch eingeschränkt werden
Die Rechnung erscheint im Bereich Erforderliche Aktionen deines Dashboards
Zum Nachfassen:
Sende dem Kunden eine Erinnerung (Gymkee sendet keine automatischen Erinnerungen für einmalige Rechnungen)
Du kannst die Rechnung stornieren und bei Bedarf eine neue erstellen
Neue Kunden abrechnen (nicht auf Gymkee)
Du kannst Rechnungen an Personen senden, die noch keine Gymkee-Kunden sind. Beim Erstellen einer Rechnung:
Klicke im Kundenbereich auf Manuell eingeben
Gib ihre E-Mail und ihren Namen ein
Sende die Rechnung
Die Person erhält die Rechnung per E-Mail und kann ohne Gymkee-Konto bezahlen.
Wenn du sie auch zu Gymkee einladen möchtest, kannst du das separat über deine Kundenseite tun.
Tipps
Verwende klare, beschreibende Positionsbezeichnungen. „3-Monats-Transformationsprogramm (Jan-März 2026)" ist viel besser als „Training".
Setze Fälligkeitsdaten, die für deine Kunden sinnvoll sind. Bei großen Beträgen erwäge 14 bis 30 Tage. Bei kleineren Beträgen halten 7 Tage die Dinge in Bewegung.
Prüfe deine Transaktionsseite regelmäßig auf fehlgeschlagene oder unvollständige Zahlungen. Schnelles Handeln vermeidet Umsatzverluste.
Halte deine Memos professionell, aber persönlich. Ein einfaches „Danke für dein Vertrauen! Ich freue mich auf die Zusammenarbeit." macht den Unterschied.
Häufige Fehler
Eine Rechnung senden, ohne die E-Mail-Adresse zu prüfen. Überprüfe die E-Mail, bevor du auf Senden klickst. Der Kunde erhält die Rechnung nicht, wenn die E-Mail falsch ist, und du bekommst keine Fehlermeldung.
Ein zu kurzes Fälligkeitsdatum setzen. Jemandem 1 Tag zum Bezahlen zu geben, kann aufdringlich wirken. Nutze mindestens 7 Tage für eine gute Kundenerfahrung.
Die Gesamtsumme vor dem Senden nicht prüfen. Beträge werden pro Position eingegeben. Stelle sicher, dass die Gesamtsumme unten dem entspricht, was du berechnen möchtest.
Positionsbeschreibungen vergessen. Eine Rechnung mit „Dienstleistung" und einer Zahl ist nicht hilfreich. Sei konkret, damit Kunden genau wissen, wofür sie bezahlen.
Fehlerbehebung
Problem: Kunde sagt, er hat die Rechnung nicht erhalten
Warum das passiert: Die E-Mail ist möglicherweise im Spam gelandet, oder die E-Mail-Adresse ist falsch.
So behebst du es: Bitte den Kunden, seinen Spam-Ordner zu prüfen. Überprüfe die E-Mail-Adresse auf der Rechnung. Falls nötig, storniere die Rechnung und erstelle eine neue mit der richtigen E-Mail.
Problem: Rechnungszahlung fehlgeschlagen
Warum das passiert: Die Karte des Kunden wurde abgelehnt (unzureichende Deckung, abgelaufene Karte oder Banksperre).
So behebst du es: Der Kunde kann es mit einer anderen Karte erneut versuchen, indem er auf den Zahlungslink in seiner E-Mail klickt. Du kannst die Rechnung auch erneut senden oder eine neue erstellen.
Problem: Rechnung kann nicht erstellt werden
Warum das passiert: Dein Stripe-Konto ist möglicherweise nicht vollständig verifiziert, oder Zahlungen sind noch nicht aktiviert.
So behebst du es: Gehe zu Gymkee Pay > Einstellungen > Allgemein und prüfe deinen Verifizierungsstatus. Schließe alle ausstehenden Anforderungen ab.
FAQ
F: Kann ich eine Rechnung nach dem Versand bearbeiten? Nein. Sobald eine Rechnung gesendet wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Du kannst sie stornieren und eine neue mit den richtigen Angaben erstellen.
F: Braucht der Kunde ein Gymkee-Konto zum Bezahlen? Nein. Die Rechnungszahlung erfolgt über eine Stripe-Checkout-Seite. Jeder mit dem Zahlungslink kann bezahlen.
F: Kann ich einen Rabatt auf eine Rechnung anwenden? Ja. Du kannst beim Erstellen der Rechnung einen Rabattcode anwenden.
F: Welche Währung wird für die Rechnung verwendet? Rechnungen verwenden deine Standardwährung (festgelegt bei der Stripe-Einrichtung). Diese basiert auf deinem Land.
F: Kann ich Rechnungen an mehrere Kunden gleichzeitig senden? Derzeit werden Rechnungen einzeln erstellt. Jede Rechnung ist für einen Kunden.
Verwandte Artikel
Mit Gymkee Pay bezahlt werden: Komplettanleitung
Gymkee Pay einrichten (Stripe Connect)
Wiederkehrende Zahlungen für Kunden einrichten
Zahlungslinks und Rabatte