Cet article est destiné aux coachs sportifs qui utilisent Gymkee pour gérer leur activité de coaching.

Public : Coachs et préparateurs physiques | Cet article concerne la plateforme web Gymkee pour gérer ton activité de coaching.

Ce que tu vas apprendre

Comment créer des modèles de bilan avec des mensurations, des questions et des photos de progrès
Comment assigner des bilans à un ou plusieurs clients
Comment consulter les bilans complétés et comparer la progression dans le temps
Comment l'onglet Contexte enrichit tes bilans avec les données d'entraînement, de nutrition, de santé et d'habitudes
Comment compléter un bilan à la place d'un client

Qu'est-ce qu'un bilan sur Gymkee ?

Un bilan est un formulaire structuré que tu envoies à tes clients pour collecter des données de progression à intervalles réguliers. Chaque bilan peut inclure des mensurations (poids, tours de taille, métriques personnalisées), des questions de feedback (texte libre, note sur 10, oui/non) et des photos de progrès (face, dos, profil). Quand un client complète un bilan, Gymkee le marque automatiquement comme fait et te notifie. Tu peux ensuite consulter les résultats, les comparer aux bilans précédents et utiliser l'onglet Contexte pour voir ce qui s'est passé entre les deux check-ins.

Les bilans se trouvent sous Clients > Bilans dans la barre latérale de Gymkee. L'écran principal a deux onglets : Tous (ta liste de bilans) et Templates (tes modèles réutilisables).

Comment créer un modèle de bilan sur Gymkee ?

Tu crées des modèles depuis l'onglet Templates, puis tu les réutilises chaque fois que tu assignes un bilan. Chaque modèle définit quelles données tes clients doivent fournir.

Va dans Clients > Bilans dans la barre latérale
Clique sur l'onglet Templates
Clique sur Créer un bilan (bouton en haut à droite)
Remplis le nom du modèle et une description optionnelle (éditeur de texte riche, visible par le client)
Configure les trois sections de contenu ci-dessous, puis clique sur Créer

Photos de progrès

Active la section Photos, puis coche les angles dont tu as besoin :

Face (photo de face)
Dos (photo de dos)
Profil (photo de profil)

Chaque angle sélectionné devient une photo obligatoire quand le client complète le bilan.

Mensurations

Active la section Mensurations. Tu peux sélectionner dans ta bibliothèque existante ou en créer de nouvelles. Les mensurations sont regroupées en trois types :

Masse : poids, masse grasse, etc. (affichées en kg ou lbs selon ta préférence)
Longueur : tour de poitrine, tour de taille, tour de bras, etc. (affichées en cm ou pouces)
Arbitraire : champs numériques personnalisés comme le niveau d'énergie, le score de douleur, ou toute autre valeur que tu veux suivre

Utilise Tout sélectionner pour tout inclure, ou choisis individuellement. Tu peux aussi cliquer sur Ajouter une mensuration pour créer une nouvelle mensuration, ou utiliser Gérer pour modifier et supprimer les mensurations existantes.

Questions (Retours)

Active la section Questions. Tu peux sélectionner dans ta bibliothèque existante ou en créer de nouvelles en ligne. Trois types de questions sont disponibles :

Oui/Non : le client appuie sur Oui ou Non
Note : le client sélectionne un score de 0 à 10 sur un curseur
Texte (Commentaire) : le client écrit une réponse libre

Les questions sélectionnées peuvent être réordonnées par glisser-déposer. Clique sur Ajouter une question pour créer une nouvelle question en ligne, ou utilise Gérer pour modifier les titres, changer les types et supprimer des questions.

Comment assigner un bilan à un client sur Gymkee ?

Tu assignes les bilans depuis l'écran principal des Bilans. Gymkee permet d'assigner à plusieurs clients en même temps et de planifier des bilans récurrents.

Va dans Clients > Bilans
Clique sur le bouton Assigner (en haut à droite, bouton principal)
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionne un modèle dans ta bibliothèque
Sélectionne un ou plusieurs clients à qui assigner le bilan
Configure la règle de récurrence : choisis une date de début, une fréquence (hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, etc.), et optionnellement une date de fin ou un nombre d'occurrences
La partie droite de la fenêtre affiche un aperçu des prochaines dates planifiées
Clique sur Valider pour assigner

Chaque client reçoit une notification sur Gymkee quand un bilan est dû. Les bilans planifiés apparaissent dans la liste avec le statut Planifié.

Comment consulter un bilan complété sur Gymkee ?

Quand un client complète un bilan, il apparaît dans ta liste Clients > Bilans avec le statut Effectué. Les bilans non lus sont mis en évidence et affichés en premier par défaut.

Filtrage et navigation :

Utilise les cartes de filtre en haut pour basculer entre Non lu et Tous les bilans
Utilise les filtres déroulants pour affiner par Statut (Effectué, Planifié, Manqué), Statut de lecture, ou Nom du client
Utilise la barre de recherche pour trouver un bilan par nom
Clique sur n'importe quelle ligne pour ouvrir la vue détaillée

Vue détaillée du bilan :

La vue détaillée affiche le nom et l'avatar du client en haut, avec un badge "non lu" si tu ne l'as pas encore consulté. Gymkee marque automatiquement le bilan comme lu quand tu l'ouvres. Quatre onglets organisent les données :

1. Onglet Résumé

La vue par défaut. Affiche toutes les données du bilan complété en trois sections :

Photos de progrès : les photos face, dos et profil dans une grille. Clique sur une photo pour ouvrir la comparaison en taille réelle. Si un bilan de comparaison est sélectionné, les photos des deux bilans sont affichées côte à côte.
Mensurations : un tableau montrant chaque mensuration, sa valeur actuelle, et (en cas de comparaison) l'évolution entre les bilans. Les augmentations apparaissent avec un badge rouge, les diminutions avec un badge vert.
Questions : chaque question et la réponse du client. Les réponses texte sont affichées telles quelles. Les notes affichent une barre de progression sur 10. Les oui/non montrent un badge vert (oui) ou rouge (non).

2. Onglet Contexte

Disponible uniquement pour les bilans complétés. Cet onglet fait remonter toutes les données pertinentes de la période entre le bilan précédent et le bilan actuel, te donnant une image complète de ce qui s'est passé.

L'onglet Contexte comprend les sections suivantes (chacune n'apparaît que lorsque des données sont disponibles) :

Séances : taux de complétion (couleur codée : vert à 75%+, orange à 50-74%, rouge en dessous de 50%), volume total d'entraînement, graphique à barres du volume quotidien, et liste cliquable de chaque séance avec badges de statut (Effectué, Manqué, Planifié), durée, nombre d'exercices et calories brûlées.
Nutrition : apport calorique quotidien moyen, macros moyens (protéines, glucides, lipides), calories brûlées moyennes, comparaison avec l'objectif (excédent, déficit ou dans la cible), et tableau jour par jour.
Métriques de santé : durée moyenne de sommeil, pas quotidiens moyens, calories actives moyennes et fréquence cardiaque au repos moyenne. Chaque métrique inclut un graphique à barres montrant les valeurs quotidiennes et un badge de variation en pourcentage par rapport à la période précédente (si disponible).
Habitudes : taux de complétion global des habitudes (couleur codée), nombre d'habitudes suivies et décomposition par habitude avec barres de progression individuelles et pourcentages de complétion.
Alertes santé : toute alerte santé signalée pendant la période.

3. Onglet Photos de progrès

Une vue dédiée à la comparaison de photos. Sélectionne un bilan précédent dans le menu déroulant pour comparer les photos côte à côte. Les photos supportent le zoom et le déplacement pour une inspection détaillée. Sous les photos, tu peux voir les mensurations de poids au moment de chaque bilan.

4. Onglet Mensurations

Une analyse approfondie des tendances de mensurations. Sélectionne une mensuration spécifique dans le menu déroulant pour voir :

Actuel vs. Précédent : cartes statistiques montrant la valeur actuelle, la valeur comparée ou précédente, et le delta
Graphique de tendance : un graphique en courbe montrant la mensuration dans le temps, avec des filtres de période (1 semaine, 2 semaines, 1 mois, 3 mois, 1 an, tout)
Statistiques : évolution totale, valeur la plus basse enregistrée et valeur la plus haute enregistrée
Tableau d'historique : chaque valeur enregistrée pour cette mensuration à travers tous les bilans, avec badges d'évolution et un bouton Comparer sur chaque ligne

Comparer des bilans :

Utilise le menu déroulant Comparer avec en haut de la vue détaillée pour sélectionner un bilan précédent. Cela affecte tous les onglets : le Résumé affiche les deltas, les Photos de progrès montrent les photos côte à côte, et les Mensurations ajustent la période du graphique.

Naviguer entre les bilans :

Une barre fixe en bas te permet de passer au bilan précédent ou suivant sans revenir à la liste. Elle affiche aussi le nombre de non lus et te permet de sauter au bilan non lu le plus récent. À droite, un bouton Envoyer un message ouvre un panneau de chat en ligne pour envoyer un feedback coaching directement au client.

Comment compléter un bilan à la place d'un client sur Gymkee ?

Si un client ne peut pas compléter son bilan lui-même (par exemple, lors d'une séance en présentiel), tu peux le remplir à sa place.

Va dans Clients > Bilans
Clique sur Compléter le bilan (le bouton avec le badge "New")
Dans la fenêtre, suis les quatre étapes :
- Étape 1 : Sélectionne un modèle, un client et une date
- Étape 2 : Télécharge les photos de progrès (face, profil, dos) pour chaque angle requis
- Étape 3 : Saisis les valeurs de mensurations (Gymkee convertit les unités automatiquement selon ta préférence)
- Étape 4 : Remplis les réponses aux questions (bascule oui/non, curseur de note, ou texte libre)
Clique sur Valider

Gymkee crée le bilan, télécharge les photos et le marque comme complété à la date que tu as sélectionnée.

Conseils

Planifie des bilans récurrents (toutes les 2 ou 4 semaines) pour que tes clients prennent l'habitude d'un check-in régulier. Les bilans mensuels sont la fréquence la plus courante pour le suivi de la composition corporelle.
Utilise l'onglet Contexte avant d'écrire ton feedback. Tu n'as plus besoin de demander "As-tu fait tes séances ?" parce que tu vois déjà la réponse avec des chiffres précis.
Compare les bilans pour repérer les tendances. Un seul point de données, c'est du bruit. Deux ou plus racontent une histoire. Regarde toujours la progression sur plusieurs bilans.
Garde des modèles légers pour les nouveaux clients. Commence avec le poids, un tour de taille et une photo face/profil. Ajoute plus de mensurations au fur et à mesure que la relation de coaching se développe.
Utilise le chat en ligne depuis la vue détaillée du bilan pour donner un feedback immédiat et contextualisé pendant que les données sont fraîches.

Erreurs courantes

Créer trop de mensurations dans un modèle. Les clients perdent leur motivation quand les bilans prennent trop de temps. Limite-toi à 4-6 mensurations clés par modèle.
Ne pas consulter les bilans rapidement. Les clients le remarquent. Utilise le filtre Non lu pour traiter les nouveaux bilans en lot. La barre de navigation en bas permet de les passer en revue un par un rapidement.
Ignorer l'onglet Contexte. Les chiffres bruts d'un bilan ne racontent qu'une partie de l'histoire. L'onglet Contexte montre la régularité des séances, l'adhérence nutritionnelle, la qualité du sommeil et la constance des habitudes, ce qui explique pourquoi les chiffres ont bougé.
Oublier de définir une récurrence. Si tu assignes un bilan unique, tu devras manuellement assigner le suivant. Configure une règle de récurrence pour automatiser la planification.
Utiliser des mensurations arbitraires pour des données qui devraient être en masse ou longueur. Les types masse et longueur supportent la conversion automatique d'unités (kg/lbs, cm/pouces). Le type arbitraire ne convertit pas, donc utilise-le uniquement pour des valeurs sans unité.

Dépannage

Problème : le bilan d'un client affiche "Manqué"

Pourquoi : Le client n'a pas complété le bilan avant que la date planifiée soit passée. Gymkee marque automatiquement les bilans en retard comme Manqué.

Comment corriger : Tu peux compléter le bilan à la place du client en utilisant la fonctionnalité Compléter le bilan. Sélectionne le modèle original, le client et la date à laquelle le bilan était prévu.

Problème : l'onglet Contexte est vide

Pourquoi : L'onglet Contexte a besoin d'au moins deux bilans pour calculer une période. Si c'est le premier bilan du client, il n'y a pas de date précédente pour définir une période. L'onglet nécessite également des données (séances, nutrition, données de santé ou habitudes) pour la période concernée.

Comment corriger : Attends que le client complète son deuxième bilan. L'onglet Contexte affichera alors les données de la période entre le premier et le deuxième bilan. Pour que les données de santé apparaissent, le client doit avoir une montre connectée à Gymkee (Apple Health ou Google Health Connect).

Problème : les mensurations s'affichent dans les mauvaises unités

Pourquoi : Gymkee affiche les mensurations dans ton système d'unités préféré (métrique ou impérial), défini dans les paramètres de ton compte. Les données brutes sont toujours stockées en métrique (kg, cm).

Comment corriger : Va dans les paramètres de ton compte et vérifie ta préférence d'unités. Toutes les mensurations dans les bilans s'afficheront automatiquement dans le système choisi.

Problème : je ne retrouve pas un bilan spécifique

Pourquoi : La vue par défaut filtre sur les bilans Effectué et non lus. Si le bilan est Planifié, Manqué ou déjà lu, il peut être masqué par les filtres actifs.

Comment corriger : Clique sur la carte Tous les bilans pour retirer le filtre lu/non lu. Puis utilise le menu déroulant de statut pour sélectionner Tous. Tu peux aussi chercher par nom de bilan avec la barre de recherche.

Questions fréquemment posées

Q : Peut-on planifier des bilans récurrents sur Gymkee ? A : Oui. Lors de l'assignation d'un bilan, configure la règle de récurrence dans la fenêtre d'assignation. Tu peux définir des intervalles hebdomadaires, bimensuels, mensuels ou personnalisés. Le panneau de droite affiche un aperçu de toutes les dates à venir avant de confirmer. Tu peux aussi définir une date de fin ou un nombre maximum d'occurrences.

Q : Quels types de mensurations sont disponibles sur Gymkee ? A : Trois types : Masse (poids, masse grasse, affichée en kg ou lbs), Longueur (tours de poitrine, taille, bras, affichés en cm ou pouces), et Arbitraire (champs numériques personnalisés sans conversion d'unité, utiles pour des scores subjectifs comme l'énergie ou la douleur). Tu peux créer un nombre illimité de mensurations personnalisées.

Q : Peut-on modifier un modèle après sa création sur Gymkee ? A : Oui. Va dans Clients > Bilans > Templates, clique sur le modèle à modifier et mets à jour le nom, la description, les photos, les mensurations ou les questions. Les modifications s'appliquent uniquement aux futurs bilans assignés. Les bilans déjà assignés conservent la configuration du modèle original.

Q : Comment les clients complètent-ils les bilans sur Gymkee ? A : Les clients reçoivent une notification sur Gymkee quand un bilan est dû. Ils ouvrent le bilan, remplissent les mensurations demandées, répondent aux questions de feedback, téléchargent les photos de progrès requises et valident. Le bilan apparaît alors dans ta liste avec le statut Effectué.

Q : Qu'est-ce que l'onglet Contexte sur un bilan dans Gymkee ? A : L'onglet Contexte agrège automatiquement toutes les données d'entraînement, de nutrition, de santé et d'habitudes de la période entre le bilan précédent et l'actuel. Il montre les taux de complétion des séances, les moyennes nutritionnelles par rapport aux objectifs, les métriques de santé (sommeil, pas, fréquence cardiaque, calories), la régularité des habitudes et les alertes santé. Tu as la vision complète sans avoir besoin de vérifier chaque section manuellement.

Q : Peut-on comparer deux bilans côte à côte sur Gymkee ? A : Oui. Dans la vue détaillée du bilan, utilise le menu déroulant Comparer avec en haut pour sélectionner un bilan précédent. Tous les onglets se mettent à jour pour afficher la comparaison : le Résumé affiche les deltas de mensurations, les Photos de progrès montrent les photos côte à côte avec zoom, et les Mensurations ajustent la période du graphique.

Q : Comment voir les photos de progrès côte à côte sur Gymkee ? A : Ouvre n'importe quel bilan complété, va dans l'onglet Photos de progrès et sélectionne un bilan précédent dans le menu déroulant. Gymkee affiche les photos face, dos et profil des deux bilans côte à côte. Clique sur une photo pour ouvrir la fenêtre de comparaison en taille réelle avec zoom et déplacement.

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