Dieser Artikel richtet sich an Trainer und Coaches, die Gymkee nutzen, um ihr Coaching-Geschäft zu verwalten.

Zielgruppe: Trainer und Personal Trainer | Dieser Artikel behandelt die Gymkee-Webplattform zur Verwaltung deines Coaching-Geschäfts.

Der Klienten-Bereich auf Gymkee ist der Ort, an dem du alle Aspekte deiner Coaching-Beziehungen verwaltest. Von hier aus lädst du neue Klienten ein, verfolgst ihren Fortschritt über Trainingseinheiten, Ernährung, Gesundheit und Gewohnheiten, machst Notizen, verwaltest Abonnements und kontrollierst den Zugang durch Pausieren oder Entfernen von Klienten.

Dieser Leitfaden richtet sich an Personal Trainer und Coaches, die Gymkee zur Verwaltung ihrer Klientenliste nutzen. Ob du 5 oder 500 Klienten betreust, der Klienten-Bereich gibt dir eine zentrale Anlaufstelle, um alle im Blick zu behalten.

Ohne ein zentrales Klientenverwaltungssystem verlieren Trainer Zeit beim Jonglieren zwischen Tabellen, Messaging-Apps und Notizen auf Papier. Gymkee bündelt die Trainingshistorie, Ernährungsprotokolle, Gesundheitsdaten, Gewohnheiten-Tracking, Bewertungen und Abrechnung jedes Klienten in einem einzigen Dashboard.

Klicke auf den Button Kunden einladen oben rechts auf der Klienten-Seite. Ein Fenster öffnet sich mit den folgenden Feldern.

Nach dem Absenden erhält der Klient eine Einladungs-E-Mail. Er erscheint im Tab Einladungen, bis er die Einladung annimmt und sein Konto erstellt.

Wenn du die Klientengrenze deines Tarifs erreicht hast, zeigt Gymkee einen Fehler an und bietet dir ein Upgrade an.

Unter den Kontaktfeldern im Einladungsfenster siehst du den Bereich Abonnement zuweisen (optional). Dafür muss Gymkee Pay aktiviert sein.

Wenn Gymkee Pay nicht aktiviert ist, siehst du ein Warnbanner mit einem Link zur Einrichtung. Die Abo-Zuweisung steht nur Coaches zur Verfügung, die Gymkee Pay aktiviert haben.

Die Klienten-Seite hat vier Tabs oben in der Tabelle. Jeder Tab zeigt unterschiedliche Informationen.

Das ist die Hauptansicht. Die Tabellenspalten sind:

Du kannst Klienten nach Name oder E-Mail über das Suchfeld suchen. Wähle Klienten mit Kontrollkästchen aus, um Massenaktionen durchzuführen.

Zeigt Klienten, die sich gerade in einem Abo-Testzeitraum befinden. Spalten:

Klicke auf Ansehen neben einem Testklienten, um die Abo-Detailseite zu öffnen.

Zeigt Klienten, die vorübergehend pausiert wurden. Du kannst pausierte Klienten auswählen und auf Reaktivieren klicken, um sie zu reaktivieren, oder auf Löschen, um sie dauerhaft zu entfernen.

Zeigt ausstehende Einladungen, die noch nicht angenommen wurden. Spalten:

Du kannst ausstehende Einladungen löschen, indem du sie auswählst und die Löschaktion anklickst. Jede Einladungszeile hat außerdem ein Kontextmenü mit einer Löschoption.

Klicke auf den Namen eines Klienten in der Liste, um sein detailliertes Profil zu öffnen. Das Profil hat acht Tabs.

Eine chronologische Ansicht aller Klientenaktivitäten: abgeschlossene Trainingseinheiten, verordnete Aktivitäten und Ernährungseinträge. Das gibt dir einen schnellen Überblick über die letzten Aktivitäten des Klienten.

Eine Tabelle der Trainingseinheiten des Klienten. Du kannst nach Status filtern: Erledigt, Geplant oder Verpasst. Jede Zeile zeigt den Namen der Trainingseinheit, das Datum, das Programm und relevante Details. Trainingseinheiten sind nach Datum sortiert.

Zeigt die Ernährungsprotokolle des Klienten, einschließlich Kalorien und Makronährstoff-Aufschlüsselung.

Zeigt Wearable-Daten, die von den verbundenen Geräten des Klienten synchronisiert wurden: Schlafqualität, Herzfrequenz, Trainingsbelastung, Erholungsscore, Schritte, VO2 Max und verbrannte Kalorien. Dieser Tab enthält Diagramme und wöchentliche Zusammenfassungen.

Listet Fortschrittsbewertungen und Körpermessungen auf, die der Klient abgeschlossen hat.

Zeigt die zugewiesenen Gewohnheiten des Klienten, Erfüllungsraten, Serien und Trends. Du kannst neue Gewohnheiten zuweisen oder bestehende von diesem Tab aus einsehen.

Enthält alle bearbeitbaren Klientendaten, Notizen, Einstellungen und die Gefahrenzone. Dieser Tab wird in den folgenden Abschnitten im Detail beschrieben.

Zeigt die Abo- und Rechnungshistorie des Klienten. Verfügbar, wenn Gymkee Pay aktiv ist. Von hier aus kannst du eine Rechnung erstellen, eine manuelle Zahlung erfassen oder ein neues Abonnement für den Klienten starten.

Öffne das Profil eines Klienten. Oben rechts auf der Profilseite klicke auf den Button Nachricht senden an [Name]. Das erstellt einen direkten Chat-Kanal und bringt dich zum Posteingang, wo du deine Nachricht tippen kannst.

Notizen befinden sich auf der rechten Seite des Tabs Persönliche Informationen im Klientenprofil.

Notizen erscheinen in umgekehrter chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst). Jede Notiz zeigt das Datum der letzten Änderung und hat Bearbeitungs- (Stift-Symbol) und Löschbuttons (Papierkorb-Symbol).

Öffne das Profil des Klienten und gehe zum Tab Persönliche Informationen. Die linke Spalte enthält zwei bearbeitbare Karten.

Klicke auf das Stift-Symbol auf der Karte Kontaktinformationen, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Du kannst ändern:

Die Felder Sprache und Land sind schreibgeschützt und spiegeln die eigenen App-Einstellungen des Klienten wider.

Klicke auf das Häkchen-Symbol, um die Änderungen zu speichern.

Klicke auf das Stift-Symbol auf der Karte Physische Informationen, um zu bearbeiten:

Klicke auf das Häkchen-Symbol, um die Änderungen zu speichern.

Die Karte Einstellungen enthält zwei Schalter:

Du hast zwei Methoden, um einen Klienten zu pausieren.

Pausierte Klienten werden in den Tab Pausiert verschoben. Sie behalten alle ihre Daten, verlieren aber vorübergehend den Zugang zu Gymkee.

Gehe zum Tab Pausiert, wähle die Klienten aus, die du reaktivieren möchtest, und klicke auf Reaktivieren. Alternativ öffne das Klientenprofil und schalte Klientenstatus zurück auf Aktiv.

Das Entfernen eines Klienten ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden. Es gibt zwei Methoden.

Wenn du einen Klienten einlädst und ein Abo-Produkt mit Testtagen zuweist, wird der Testzeitraum-Ablauf aktiviert.

Testzeiträume können 1 bis 730 Tage betragen. Der Standardwert beim Klicken auf Testtage hinzufügen ist 7 Tage.

Warum das passiert: Du hast die Klientengrenze deines aktuellen Gymkee-Tarifs erreicht. Starter-Tarife erlauben 5 Klienten, Pro-Tarife erlauben 35.

So behebst du es: Upgrade deinen Tarif. Gymkee bietet dir automatisch eine Upgrade-Option an, wenn du die Grenze erreichst.

Warum das passiert: Der Klient hat die Einladung noch nicht angenommen. Er bleibt im Tab Einladungen, bis er sein Konto erstellt.

So behebst du es: Prüfe den Tab Einladungen, um zu bestätigen, dass die Einladung gesendet wurde. Falls nötig, lösche die alte Einladung und sende eine neue.

Warum das passiert: Das Pausieren eines Klienten schränkt den Zugang ein, löscht aber keine Daten. Der Klient behält Lesezugriff auf einige historische Informationen.

So behebst du es: Das ist das erwartete Verhalten. Wenn du den Zugang vollständig widerrufen musst, musst du den Klienten entfernen (dauerhafte Aktion).

Warum das passiert: Die Spalte Produkt zeigt nur Daten an, wenn Gymkee Pay aktiviert ist und der Klient ein aktives oder Test-Abonnement hat.

So behebst du es: Aktiviere Gymkee Pay über den Gymkee Pay-Bereich in der Seitenleiste. Wenn Gymkee Pay bereits aktiv ist, hat der Klient möglicherweise kein zugewiesenes Abonnement.

Warum das passiert: Der Tab Abrechnung ist immer sichtbar, aber sein Inhalt hängt davon ab, ob Gymkee Pay aktiv ist und der Klient eine Abrechnungshistorie hat.

So behebst du es: Aktiviere Gymkee Pay, um alle Abrechnungsfunktionen für deine Klienten freizuschalten.

F: Kann ich mehrere Klienten gleichzeitig auf Gymkee einladen? A: Jede Einladung wird einzeln über das Einladungsfenster gesendet. Um mehrere Klienten einzuladen, wiederhole den Vorgang für jeden. Es gibt in der aktuellen Version keine Massenimport-Funktion.

F: Müssen Klienten für Gymkee bezahlen? A: Nein. Klienten laden Gymkee kostenlos herunter. Sie erhalten Zugang, wenn du sie einlädst. Wenn du Gymkee Pay nutzt, kannst du Klienten für deine Coaching-Dienstleistungen über Abonnements und Rechnungen berechnen, aber das ist dein Umsatz, keine Gymkee-Gebühr für den Klienten.

F: Was passiert mit den Daten eines Klienten, wenn ich ihn pausiere? A: Alle Daten bleiben erhalten: Trainingseinheiten, Ernährungsprotokolle, Gewohnheiten, Bewertungen, Notizen und Gesundheitsdaten. Das Pausieren schränkt vorübergehend den aktiven Zugang des Klienten zu Gymkee ein. Du kannst jederzeit reaktivieren, um den vollen Zugang wiederherzustellen.

F: Wie sende ich eine Einladung erneut, die ein Klient nicht erhalten hat? A: Gehe zum Tab Einladungen, lösche die bestehende Einladung über das Kontextmenü oder die Massenlöschaktion, und erstelle dann eine neue Einladung mit denselben Daten.

F: Kann ich ein Trainingsprogramm direkt aus dem Klientenprofil zuweisen? A: Das Klientenprofil zeigt den aktuellen Programmstatus im Tab Fitness, aber die Programmzuweisung erfolgt über den Bereich Trainingsprogramme in Gymkee. Navigiere zu Trainingsprogramme, erstelle oder wähle ein Programm und weise es dem Klienten zu.

F: Was ist der Unterschied zwischen personalisiertem und nicht-personalisiertem Coaching? A: Personalisierte Klienten erhalten individuell angepasste Trainings- und Ernährungsprogramme. Nicht-personalisierte Klienten folgen generischerem Inhalt. Du kannst diese Einstellung im Tab Persönliche Informationen unter der Karte Einstellungen umschalten, indem du den Coaching-Typ zwischen "Personalisiert" und "Nicht personalisiert" wechselst.

F: Gibt es eine maximale Anzahl von Notizen pro Klient? A: Es gibt kein Limit. Du kannst so viele Notizen hinzufügen, wie du brauchst. Notizen unterstützen Rich-Text-Formatierung und werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge angezeigt, sodass die neueste Notiz immer zuerst erscheint.

Last Updated: 2026-03-03