Cet article est destiné aux coachs sportifs qui utilisent Gymkee pour gérer leur activité de coaching.

Public : Coachs et préparateurs physiques | Cet article concerne la plateforme web Gymkee pour gérer ton activité de coaching.

La section Clients de Gymkee te permet de gérer tous les aspects de tes relations de coaching. Tu y invites de nouveaux clients, tu suis leur progression à travers les séances, la nutrition, la santé et les habitudes, tu prends des notes, tu gères les abonnements et tu contrôles l'accès en mettant en pause ou en supprimant des clients.

Ce guide est destiné aux coachs et préparateurs physiques qui utilisent Gymkee pour gérer leur portefeuille de clients. Que tu accompagnes 5 clients ou 500, la section Clients te donne un point central pour suivre tout le monde.

Sans système centralisé de gestion de clients, les coachs perdent du temps à jongler entre tableurs, applications de messagerie et notes papier. Gymkee regroupe l'historique d'entraînement, les journaux nutritionnels, les données de santé, le suivi des habitudes, les évaluations et la facturation de chaque client dans un seul tableau de bord.

Clique sur le bouton Ajouter un client en haut à droite de la page Clients. Une fenêtre modale s'ouvre avec les champs suivants.

Après l'envoi, le client reçoit un e-mail d'invitation. Il apparaît dans l'onglet Invitations jusqu'à ce qu'il accepte et crée son compte.

Si tu as atteint la limite de clients de ton forfait, Gymkee affiche une erreur et te propose de passer à un forfait supérieur.

Sous les champs de contact dans la modale d'invitation, tu verras la section Assigner un abonnement (optionnel). Cela nécessite que Gymkee Pay soit activé.

Si Gymkee Pay n'est pas activé, tu verras un bandeau d'avertissement avec un lien pour le configurer. L'attribution d'abonnement est réservée aux coachs qui ont activé Gymkee Pay.

La page Clients comporte quatre onglets en haut du tableau. Chaque onglet affiche des informations différentes.

C'est la vue principale. Les colonnes du tableau sont :

Tu peux rechercher des clients par nom ou e-mail grâce au champ de recherche. Sélectionne des clients avec les cases à cocher pour effectuer des actions groupées.

Affiche les clients actuellement en période d'essai d'abonnement. Colonnes :

Clique sur Voir à côté de chaque client en essai pour ouvrir la page de détails de l'abonnement.

Affiche les clients temporairement mis en pause. Tu peux sélectionner des clients en pause et cliquer sur Réactiver pour les réactiver, ou sur Supprimer pour les supprimer définitivement.

Affiche les invitations en attente qui n'ont pas encore été acceptées. Colonnes :

Tu peux supprimer des invitations en attente en les sélectionnant puis en cliquant sur l'action de suppression. Chaque ligne d'invitation a aussi un menu contextuel avec une option de suppression.

Clique sur le nom d'un client dans la liste pour ouvrir son profil détaillé. Le profil comporte huit onglets.

Une vue chronologique de toute l'activité du client : séances terminées, activités prescrites et entrées nutritionnelles. Cela te donne un aperçu rapide de ce que le client a fait récemment.

Un tableau des séances du client. Tu peux filtrer par statut : Effectué, Planifié ou Manqué. Chaque ligne affiche le nom de la séance, la date, le programme et les détails pertinents. Les séances sont triées par date.

Affiche les journées alimentaires enregistrées par le client, avec les calories et la répartition des macronutriments.

Montre les données des appareils connectés synchronisés par le client : qualité du sommeil, fréquence cardiaque, charge d'entraînement, score de récupération, pas, VO2 max et calories brûlées. Cet onglet inclut des graphiques et des résumés hebdomadaires.

Liste les évaluations de progression et les mesures corporelles complétées par le client.

Affiche les habitudes assignées au client, les taux de complétion, les séries et les tendances. Tu peux assigner de nouvelles habitudes ou consulter celles existantes depuis cet onglet.

Contient toutes les données modifiables du client, les notes, les paramètres et la zone de danger. Cet onglet est décrit en détail dans les sections suivantes.

Affiche l'historique des abonnements et factures du client. Disponible lorsque Gymkee Pay est actif. Depuis cet onglet, tu peux créer une facture, enregistrer un paiement manuel ou démarrer un nouvel abonnement pour le client.

Ouvre le profil du client. En haut à droite de la page du profil, clique sur le bouton Envoyer un message à [Prénom]. Cela crée un canal de discussion direct et t'emmène dans la Boîte de réception où tu peux taper ton message.

Les notes se trouvent sur le côté droit de l'onglet Informations personnelles dans le profil du client.

Les notes apparaissent en ordre chronologique inverse (la plus récente en premier). Chaque note affiche sa date de dernière modification et dispose de boutons de modification (icône crayon) et de suppression (icône corbeille).

Ouvre le profil du client et va dans l'onglet Informations personnelles. La colonne de gauche contient deux cartes modifiables.

Clique sur l'icône crayon de la carte Informations de contact pour passer en mode édition. Tu peux modifier :

Les champs Langue et Pays sont en lecture seule et reflètent les paramètres propres du client dans Gymkee.

Clique sur l'icône de validation pour enregistrer les modifications.

Clique sur l'icône crayon de la carte Informations physiques pour modifier :

Clique sur l'icône de validation pour enregistrer les modifications.

La carte Paramètres contient deux bascules :

Tu as deux méthodes pour mettre un client en pause.

Les clients en pause sont déplacés vers l'onglet En pause. Ils conservent toutes leurs données mais perdent temporairement l'accès à Gymkee.

Va dans l'onglet En pause, sélectionne les clients à réactiver et clique sur Réactiver. Tu peux aussi ouvrir le profil du client et basculer le paramètre État du client sur Actif.

La suppression d'un client est permanente et irréversible. Il existe deux méthodes.

Lorsque tu invites un client et que tu assignes un produit d'abonnement avec des jours d'essai, le processus d'essai s'active.

Les périodes d'essai vont de 1 à 730 jours. La valeur par défaut lorsque tu cliques sur Ajouter des jours d'essai est de 7 jours.

Pourquoi cela arrive : Tu as atteint la limite de clients de ton forfait Gymkee actuel. Les forfaits Starter permettent 5 clients, les forfaits Pro en permettent 35.

Comment résoudre : Passe à un forfait supérieur. Gymkee te propose automatiquement une option de mise à niveau lorsque tu atteins la limite.

Pourquoi cela arrive : Le client n'a pas encore accepté l'invitation. Il reste dans l'onglet Invitations jusqu'à ce qu'il crée son compte.

Comment résoudre : Vérifie l'onglet Invitations pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée. Si nécessaire, supprime l'ancienne invitation et envoies-en une nouvelle.

Pourquoi cela arrive : La mise en pause restreint l'accès mais ne supprime pas les données. Le client conserve un accès en lecture à certaines informations historiques.

Comment résoudre : C'est le comportement attendu. Si tu dois révoquer complètement l'accès, tu dois supprimer le client (action permanente).

Pourquoi cela arrive : La colonne Produit n'affiche des données que lorsque Gymkee Pay est activé et que le client a un abonnement actif ou en essai.

Comment résoudre : Active Gymkee Pay depuis la section Gymkee Pay dans le menu latéral. Si Gymkee Pay est déjà actif, le client n'a peut-être pas d'abonnement assigné.

Pourquoi cela arrive : L'onglet Facturation est toujours visible, mais son contenu dépend de l'activation de Gymkee Pay et de l'existence d'un historique de facturation pour le client.

Comment résoudre : Active Gymkee Pay pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de facturation pour tes clients.

Q : Puis-je inviter plusieurs clients en même temps sur Gymkee ? A : Chaque invitation est envoyée individuellement via la modale d'invitation. Pour inviter plusieurs clients, répète le processus pour chacun. Il n'y a pas de fonctionnalité d'import en masse dans la version actuelle.

Q : Les clients doivent-ils payer pour utiliser Gymkee ? A : Non. Les clients téléchargent gratuitement Gymkee. Ils reçoivent l'accès lorsque tu les invites. Si tu utilises Gymkee Pay, tu peux facturer tes clients pour tes services de coaching via des abonnements et des factures, mais c'est ton revenu, pas des frais Gymkee imposés au client.

Q : Que se passe-t-il pour les données d'un client quand je le mets en pause ? A : Toutes les données sont conservées : séances, journaux nutritionnels, habitudes, évaluations, notes et données de santé. La mise en pause restreint temporairement l'accès actif du client à Gymkee. Tu peux le réactiver à tout moment pour restaurer l'accès complet.

Q : Comment renvoyer une invitation qu'un client n'a pas reçue ? A : Va dans l'onglet Invitations, supprime l'invitation existante via le menu contextuel ou l'action de suppression groupée, puis crée une nouvelle invitation avec les mêmes informations.

Q : Puis-je assigner un programme d'entraînement depuis le profil du client ? A : Le profil du client affiche le statut du programme en cours dans l'onglet Fitness, mais l'assignation de programme se fait depuis la section Programmes d'entraînement de Gymkee. Va dans Programmes d'entraînement, crée ou sélectionne un programme et assigne-le au client.

Q : Quelle est la différence entre coaching personnalisé et non personnalisé ? A : Les clients personnalisés reçoivent des programmes d'entraînement et de nutrition adaptés individuellement. Les clients non personnalisés suivent du contenu plus générique. Tu peux basculer ce paramètre dans l'onglet Informations personnelles sous la carte Paramètres en changeant la bascule du type de coaching entre "Personnalisé" et "Non personnalisé".

Q : Y a-t-il un nombre maximum de notes par client ? A : Il n'y a pas de limite. Tu peux ajouter autant de notes que nécessaire. Les notes prennent en charge la mise en forme de texte riche et sont affichées en ordre chronologique inverse, de sorte que la note la plus récente apparaît toujours en premier.